検温集計の仕方(プロジェクト管理者用)

ここではプロジェクトの検温集計管理者として、集計するシートの設定の仕方を説明します

事前準備

「検温くん」の管理者になるためには事前に下記の手続きを終了してください
※既に下記Googleサービスを利用している場合は事前準備の必要はありません

Googleアカウントの作成

「検温くん」ではGoogleの無料サービスであるGoogle Drive及びスプレッドシートを使用しています。

スプレッドシートを使うためにはGoogleアカウント(いわゆるGMAILアドレス)を入手する必要があります

まだ一度も使った事がない方は(外部記事ですが)下記リンクの記事を参考に作成してください

Google Driveを始める

Googleアカウントが出来たらスプレッドシートを使うためGoogleドライブを動かしてみます

下記リンクを参考にGoogleドライブにアクセスしてみてください

Googleアカウントさえ作ってしまっていれば、Googleドライブは自動で使えるようになるので、あくまで動作チェックのようなものです

G-Suite等googleで社内クラウドシステムを構築している場合、社内以外のアクセスができない設定にしている場合が多いです。
その場合、Drive上のスプレッドシートにアクセスが出来ないため、検温くんの送信ができません。
個人Googleアカウントを作成し、そちらでスプレッドシートを作成、共有する形でご利用ください。

ユーザー登録

「検温くん」では管理者も報告者(一般ユーザー)と同様にユーザー登録が必要です。

ユーザー登録に関しては一般ユーザーと操作は同じなので下記リンクに沿ってユーザー登録までを完了してください

テンプレートのスプレッドシートをコピー

下記ページからリンクを辿り「検温くん集計シート」を自分のドライブにコピーする作業を解説します

このような画面になったら

Googleドライブの共有アイテム

「検温くん集計シートver●.●.●」で右クリックを押すと……

Macの右クリック MacでControlキーを押したままクリックする操作は、Windowsコンピュータでの右クリックに似ていて、この操作でMacのショートカットメニュー(またはコンテクストメニュー)を開きます。

Macの右クリック – Apple サポート
Googleドライブのコンテキストメニュー

このようなコンテキストメニューが現れるので「コピーを作成」を押してください

左下に上図のような表示が出たら

左側に並んだリストの「マイドライブ」を押します

このように「マイドライブ」(ご自身のフォルダ)に集計シートがコピーされたのが確認できます。

初めて使った時はたいていこのようなギャラリー表示になっていますが、ファイル名などが見にくいのでリスト表示に変えておきましょう。右上の横三本線のマークを押します

すると、このようにリスト表示に変わります

自分だけが管理するのであれば、このままでも良いのですが、プロジェクトで複数で集計を管理する場合、マイドライブのトップに置いておくのもセキュリティ的に問題があるので、別のフォルダに入れる事にします

左上の「+新規」を押して……

出てきたメニューから「フォルダ」を選択

このようなポップアップ画面が出るので適当な名前を付けます(今回は「テスト 検温管理」としました)

できたフォルダにシートをドロップして移動します。そしてドロップしたフォルダを覗くと移動出来ているのが確認できると思います

次に移動したシートを右クリックして「名前を変更」を押し、適当な名前に変更します(どんな名前でも大丈夫。今回は「検温シート」としました)

検温シートのスクリプトが動くように承認

ここからが少し専門的な分野をいじくる事になりますが、拒絶反応起こさずに流れに沿ってお進みください

まずは移動したシートをダブルクリックで開きます

こんな画面が出てきます。このままでは、ただのEXCELのようなシートで何も自動化されていません

上のメニューの中から「ツール」を押し

サブメニューから「スクリプトエディタ」を押します

シートを開いた直後すぎると「スクリプトエディタ」を押しても反応しないことがあります。
その場合は少し時間(数秒)おいてから再度押してみてください

スプレッドシートのスクリプトエディタ画面

新しいタブが開いて、なにやら頭の痛くなりそうな画面が出てきますが、もう少し頑張りましょう

上のメニューバーにある「公開」を押すと……

このようなサブメニューが出るので、ここから「ウェブアプリケーションとして導入」をクリックします

こんな小画面が中央に出てクルクルしだします。
初回だけやたらと時間がかかりますが特に「OK」押さなくても次の画面にいくようです。(画面が止まっているようならば押しても良いかも)

しばらくすると このような小画面に変わりますので、基本的にはこのままの状態で良いはずですが念の為下記のようになっているか確認して「更新」を押してください

A. Current web app URL

とても重要なアドレスですが、後で使いますのでここではスルーします

B. Project version

基本的に更新する時は「New」にします
四角の欄(Describe what has chanfed)の部分は空欄で良いです

C. Excute the app as:

Me(あなたのGMAILアドレス)を選んでください

D. Who has access to the app:

ここがかなり重要ですが「Anyone,even anonymous」にしないと「検温くん」からのデータを受け取れません

基本的にはこの状態に既に設定されてはいると思いますが確認をお願いします

何やら英語が出てきて嫌になるかと思いますが、「承認が必要です」と書かれています。ひるまず「許可を確認」を押してください

Googleも頻繁にアップデートをするので、始める時によっては日本語で表記されている可能性もあります(実際に私も日本語で表記されているのを見たことがあります)

ポップアップ画面が出てアカウント選択になるので、ご自分のGoogleアカウントを選択します。

今度は不安になるような画面が出てきます……が大丈夫です。ここで一番間違いやすいのですが左下にある小さな「詳細」という所をクリックしてください

スクリプトは状況によってはユーザーの情報などを盗む事もできるものです。新規シートやスクリプト改変する時は必ず公式サイトの情報を扱いください

そうすると下側にピロっと広がって上図のような物が出てきます

さらに不安になりますが「検温くんGAS ver●.●.●(安全ではないページ)に移動」を押します。(決して詐欺サイトとかに飛ぶわけではありません)

画面が変わってこのような画面になるので右下の「許可」を押します

このような画面になるので「OK」を押します

これで基本的にスクリプトが動くようになりました。

スプレッドシートのタブに切り替えて実際にスクリプトが動くか確認しましょう

シート下にある「はじめに」というタブを開きます

「はじめに」のシートにある「許可承認/バージョンチェック」のボタンをクリック

このような画面が出たらスクリプトが正常に動いています
「OK」を押してシートにお戻りください

「許可承認/バージョンチェック」のボタンに関して

そもそもは、このボタンでスクリプトエディタに行かずに操作ができるようにしたかったのですが、今の所Googleのサービスでそこまで出来ないようです。(詳しい人いたら教えて下さい)
ウェブアプリケーションとして導入をする事で承認作業は終わってしまうのであまり意味のないボタンですが、バージョンアップの際に押す必要がある場合もあるので、何か変更があったら押す癖をつけておいてください

「検温くん」にシートを登録

次に「検温くん」とシートを連結します

スクリプトエディタに戻り、「公開」→「ウェブアプリケーションとして導入」を再度押してください

またこの画面になるので、矢印の場所(Current web app URL:)の四角内の「https://script.google.com/macros/s/~」のアドレス部分を全部選択してコピーします

コピーしたら「更新」は押さず「キャンセル」または右上の×印をおして小画面を消します(押さない方が良いですが押しても問題にはなりません)

コピーの仕方:

枠内にカーソルを持っていき

Windows: 【CTRL】+【A】
mac: 【command】+【A】
で枠内全部の文字を選択状態にして

Windows: 【CTRL】+【C】
mac: 【command】+【C】
でコピーします。

Windows: 【CTRL】+【V】
mac: 【command】+【V】
で後でペーストができます

次に「検温くん」のプロフィール画面を開き、歯車マークから「プロフィールを編集」を選択

ずっと下に送っていくと上図のような「管理しているスプレッドシート」という欄があります。

まず先程コピーしたアドレスをペーストして、下の解説を元に他の欄も埋めて行きます

送信KEY

この8桁以上の数字が、送信先固有のID番号となります。プロジェクトの報告者には、この送信KEYと管理パスワードを伝えて登録して貰うことにより先程設定したシートにデータを送れるようになります

A. WEB APP URL

直前でコピーしたシートのCurrent web app URLをここに入力します。
※ここを間違えるとせっかくの送信が行方不明となります

B. プロジェクト名

任意の名前を付けてください。報告者ユーザーが見える名前になるのでプロジェクトが分かりやすい名前にした方が良いです
ex. 映画「テストマン」検温集計

C. 管理パスワード

注:ログインパスワードではありません
任意のパスワードを設定してください。送信KEYと一緒に報告者ユーザーに伝えるものですので、「検温くん」のログインパスワードを入力するところではありません。
もしシートに不審者が紛れ込むようでしたら、パスワードを変更してください(もちろん変更した事をユーザーにも伝えないといけません)

管理しているスプレッドシートの入力例

例として上図のように入力してみました

入力し終わったら一番下の「プロフィールを更新」のボタンを押します

これで登録完了です!

うまく動くかテストする

これで送信KEYとパスワードをスタッフに伝えて使い始めても良いですが、皆が使う前にテストしておきたいですよね

もう一度「プロフィールを編集」に戻り

「送信先」の欄に先程の送信KEY(→送信先KEY)と管理パスワード(→送信先パスワード)を入力します

そして同様に一番下の「プロフィールを更新」のボタンを押します

プロフィール画面を見ると送信先が更新され、送信先には書いていない「送信先プロジェクト名」が自動で表示されているのを確認してください。

次に試しに自分で検温報告をしてみます(これはテストなので適当な数値を入れればOK)
報告の仕方は報告者ユーザーの方で説明していますので下記リンクを参考にしてください

入力したらスプレッドシート→「DATA」シートを確認します

検温くんのDATAシート

数秒~数十秒後に先程入力したデータが生の状態で追加されます。
さらに「集計」シートを覗いて見てください

なぜ すぐに反映しないのか?

プログラム的にはデータを受け取って5秒後にプログラムが走り出すようにあえて設定しているのですが、実際のところ10秒~40秒ほど掛かることが多いようです。
これは正直言うとGoogleさんの仕様で、なんと±15分の誤差があると言われています。が、さすがに15分も待てないので、特殊な手法で最長でも1分以内で更新するようにしてあります。

検温くんの集計シート

DATAシートのデータを元に整形されて自動入力されていれば成功です

基本的に「集計」シートは氏名列の名前で判断して値が入力される仕組みなので行を部署ごとに並び替えたり部署をまとめたりしても完全に動作します

管理者間でシートを共有する

集計が楽になったとは言え、一人でチェックするのもかなり大変ですので、シートを一部の人間で共有しグループで管理する事をお勧めします

Googleドライブ戻り上部にあるシートが入ったフォルダ名(この場合「テスト検温報告」)の▼印をクリックしてコンテキストメニューを出します。

この中の「共有」をクリック

このような画面になるので、矢印の「ユーザーやグループを追加」の部分に共に管理したい人のメールアドレスを入れます(複数可能)

ここに入れるアドレスは可能であればGoogleアカウント(GMAILアドレス)の方が行程が少なくなります
ただしGoogleアカウントではなくても招待メールからGoogleアカウントを作るように誘導されはしますので、駄目という訳ではありません

(オレンジ矢印)ともに修正もしてほしいならば「編集者」を、変更はしないでほしく見てはほしい場合は「閲覧者」を選びます

「送信」を押すとメールが配信されるので青矢印のところに適当なご挨拶を書いておくと親切です

これで検温シートも含めこのフォルダに入ったものは共有者が見たり編集したりする事が可能になりました

スタッフに検温報告するように促す

こういった事は全員がやらないと意味がありません

スタッフ全員にこのようなメールを送って検温報告を促しましょう

スタッフの皆様

お疲れさまです。
新型コロナの影響により、より一層の防疫対策が必要になっております。
スタッフの皆様も体調が悪い場合は無理しないようお願い申し上げます。

当プロジェクトではスタッフの体調管理の一環として検温のご報告をお願いしています。

「起きた後すぐ」(3~12時)と「帰宅直後」(18時~27時)に体温計で検温して頂き下記リンクの「検温くん」サービスにてご報告をお願いします。(スマホで簡単にできます)

https://stafftaion.dcf7.com/

詳しい使い方は同サイトの https://stafftaion.dcf7.com/howto/send-bt/ を御覧ください

今回のプロジェクトの送信先は

送信先KEY:●●●●●●●●●
送信先パスワード:●●●●●●●●●

になります

尚、皆様の平熱の把握のためクランクインする1週間前からのご報告をして頂ければ幸いです

このようにやっても、忘れてやってこないスタッフはいるとは思います。朝の入口で先程作ったシートを見ながら検温チェックする担当者は必要にはなってくるとは思いますが……その場合はシートに直接打ち込むのが良いと思います

バージョンアップに関して

現在のバージョンは
スプレッドシート:1.4.5
検温くんライブラリ:11

古いバージョンを使っていると不具合が発生する可能性があります。
更新の際はこのサイトで通知しますので、管理者は必ず最新のバージョンになるようにメンテナンスをお願いします

このサービスは日々、不具合の修正や機能改善を行っています。
公開しているスプレッドシートは常に最新ですが、使い始めてしまうと途中からシートを切り替えるわけには、いかないので各自バージョンアップ作業をお願いします

やり方は慣れてしまうと難しくありません。詳しくは下記リンクを御覧ください

ご要望があれば掲示板でおっしゃってください

使い方は以上です

なにか不具合や要望があれば掲示板に書き込んでみてください。仕事の合間でしかメンテナンスできませんが対応できるものは即座に対応したいと思います

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